Prindi leht

PÕLLUMAJANDUSAMETI ANDMEKAITSETINGIMUSED


Viimati uuendatud: 01.11.2018

Põllumajandusametile (edaspidi PMA) on oluline, et füüsiliste isikute isikuandmed oleksid nõuetekohaselt hoitud ja oleks tagatud eraelu kaitse ning puutumatus. PMA andmekaitsetingimused kirjeldavad milliseid isikuandmeid meie kätte järelevalvetoimingute, kontrollide jm tegevuste käigus satub ja kuidas PMA neid töötleb: kasutab, avaldab, edastab ja kaitstakse(sh eraelu puudutavad andmed, nagu näiteks telefoninumber, meili- või koduaadress).

Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine, kustutamine ja hävitamine või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest.

Oma tegevuse läbipaistvuse tagamiseks kogume ja avalikustame ainult selle osa isikut puudutavast informatsioonist, milleks kohustavad ning õigustavad meid õigusaktid (seadused ja määrused) ehk millist informatsiooni on meil põhjendatult vaja seadusega pandud ülesannete täitmiseks.

PMA on kasutusele võtnud vajalikud meetmed, et tagada eraelu kaitse ja puutumatus järgides andmekaitset, privaatsust ja avaliku teavet reguleerivaid õigusakte. Teises peatükis selgitame pikemalt, milliseid isikuandmeid PMA valdusesse satub ja kuidas seda töödeldakse. Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist PMA isikuandmete töötlemise kord ei puuduta.

Andmekaitse tingimused on kinnitatud peadirektori 18.10.2018 käskkirjaga NR 1-2/15 ja on järgimiseks kohustuslikud kõikidele Põllumajandusametis isikuandmeid töötlevatele isikutele.

Isikuandmete kaitset koordineerib Põllumajandusametis Maaeluministeeriumi andmekaitsenõunik, kelle poole saab pöörduda aadressil dpo@agri.ee

 

MILLISEID ISIKUANDMEID PÕLLUMAJANDUSAMETIS KOGUTAKSE



2.1 PMA kätte satub erinevate suhtluskanalite ning infosüsteemide kaudu isikuandmeid, kui kasutatakse PMA poolt pakutavaid avalikke teenuseid, ollakse osapool järelevalve toimingutes või suheldakse PMA-ga mõnel muul moel.
2.2 PMA on volitatud töötlejaks mitmele riiklikule registrile ja andmekogule ning nende registrite põhimääruses on toodud ära ka andmete koosseis sh. tekkida võivad isikuandmed.
2.3 PMA on andmekaitsemääruse tähenduses PMA registrites ja andmekogudes isikuandmete vastutav töötleja. PMA valdusesse sattunud isikuandmete töötlemine toimub allpool toodud juhtumitel.

2.4 ERAISIKUTEGA SUHTLEMINE

2.4.1 Eraisiku poolt saadetud dokumendid registreeritakse PMA infosüsteemis või dokumendihaldussüsteemis ja seal hulgas salvestatakse lisaks nimele ka eraelu puudutavaid kontakt- ning aadressandmeid. Kodu- ja meiliaadress ning telefoninumber pannakse kirja infovahetuse pidamiseks. Samuti võime kasutada isikuandmeid lepinguliste suhete täitmisel.
2.4.2 Me võime kasutada isikuandmeid valdkondliku teabe edastamisel PMA selliste teenuste kohta, mida meie kliendid kasutavad või anonüümsete kliendi rahulolu-uuringute korraldamiseks. Kontaktandmeid kasutatakse informeerimiseks vastavas valdkonnas aset leidnud sündmuste (nt erakorralised ohuolukorrad), muudatuste või uuenduste kohta, mida isikutel ning ettevõtetel on vaja teada põllumajandusalaste tegevuste ning toimingute kohta.

2.5 SELGITUSTAOTLUSELE, MÄRGUKIRJALE VÕI TEABENÕUDELE VASTAMINE

2.5.1 Isikuandmeid kasutame eraisiku pöördumisele vastamiseks. Kui PMA-le on saadetud selgitustaotluse/märgukirja/teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna asutusse, teavitades sellest kohe ka isikut ennast.
2.5.2 Saabunud ja väljasaadetavad dokumendid avalikustame oma kodulehel dokumendiregistri jaotuse all. Isikuandmeid PMA kodulehel ei avalikustata, määrates neile juba registreerimise hetkel juurdepääsupiirangu.
2.5.3 Isikuandmeid sisaldavat informatsiooni ja dokumente väljastame asutusele või isikule, kellel on seaduse järgne õigustatud huvi seda välja nõuda (nt kohtueelne menetleja või kohus). Andmete väljastamiseks on vajalik ametlik pöördumine või taotlus õigustatud isiku poolt.
2.5.4 Eraisikute nime kuvame dokumendiregistri avalikus initsiaalidena. Kui keegi tahab eraisiku ja PMA vahelise kirjavahetusega tutvuda teabenõude teel, siis saadame ainult selle osa dokumendist, mis ei puuduta isikuandmeid. Kindlasti ei väljastata eraisiku kontaktandmed nagu e-posti aadress või telefoninumber.

2.6 KAEBUSE VÕI VAIDE LÄBIVAATAMINE

2.6.1 Isikuandmeid kasutame vaide või kaebusega seotud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse või vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.
2.6.2 Meile saabunud kaebuse või vaide, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse võimalusel sinna, teavitades sellest kohe ka eraisikut ennast. 2.6.3 Kasutame eraisikule dokumentide kätte toimetamisel aadressandmeid, mida füüsiline isik on ise meile avaldanud või mis on kättesaadavad riiklikest registritest näiteks rahvastikuregistrist.
2.6.4 Vaided ja kaebused ning vastused neile (vaideotsused, kaebustele vastused) registreeritakse PMA dokumendihaldussüsteemis, kus andmetele rakendatakse eraisikutele kehtivaid juurdepääsupiirangud.

2.7 JÄRELEVALVE-, TAOTLUSPÕHISED-, NING RIIKLIKE REGISTRITE JA ANDMEKOGUDEGA SEOTUD TOIMINGUD

2.7.1 Seoses järelevalve-, taotluspõhiste ning riiklike registrite- ja andmekogudega seotud toimingutega tekib PMA valdusesse mitmeid erinevaid isikuandmeid.
2.7.2 Toimingud, mille käigus tekivad isikuandmed on kirjeldatud isikuandmete töötlemise ülevaates.
2.7.3 Eelpool kirja pandud toimingutega seoses tekib dokumente, mis registreeritakse dokumendihaldussüsteemis, Põllumajandusameti Infosüsteemis (PMAIS) ja riiklikes registrites ning andmekogudes. Informatsiooni, mis sisaldab eraelulist teavet ei avalikustata ja rakendatakse vajalikud juurdepääsupiirangud.
2.7.4 Kliendiportaali kaudu esitatud taotlused salvestuvad meie põhitegevuse valdkondlikes infosüsteemides.
2.7.5 Meie põhitegevuse toimingute raames kogutakse eraisikute puhul järgmiseid isikuandmeid: ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress, telefoninumber, kodune aadress, isikukood, maakatastri tunnus.
2.7.6 Kogutud isikuandmetele rakendatakse juurdepääsupiirangud ja meie toimingutest infosüsteemides tekivad logid.
2.7.7 Põllumajandusameti töötajatel on keelatud isikuandmeid ilma õigusliku aluseta edastada, koguda või muul viisil töödelda. Töötlemise tingimused on kirjas isikuandmete töötlemise ülevaates.
2.7.8 Põllumajandusameti infosüsteemi(PMAIS) avalikus vaates avaldame PMA poolt tehtud ettekirjutused. Ettekirjutuste avalikustamisel eraisikute aadressandmeid ei avaldata. Ettekirjutuste andmed on avalikud kuni ettekirjutuses toodud nõuete lõpliku täitmiseni.

2.8 VÄÄRTEOMENETLUS

2.8.1 Väärteomenetluse läbiviimist reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga.
2.8.2 Väärteomenetluses osaleja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Menetlusalune isik ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.
2.8.3 PMA-s registreeritakse väärteo dokumendid dokumendihaldussüsteemis, mis on piiratud juurdepääsuga nii ameti sisemiselt kui väliselt.

2.9 PÕLLUMAJANDUSAMERTISSE TÖÖLE KANDIDEERIMINE

2.9.1 PMA-sse tööle kandideerimisel lähtume kandidaadi enda poolt avaldatud teabest ning avalikest allikatest kogutud teabest. Kandidaadi poolt esitatud soovitajatena nimetatud isikutega suhtlemist loeme kandidaadi poolt antud nõusolekuks ja eeldame, et soovitajad on nõustund, et nende poole pöördutakse. Kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid tema kohta oleme kogunud ning tal on õigus PMA kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi-vastuväiteid.
2.9.2 Värbamisel kogume järgmiseid isikuandmeid:
2.9.2.1 isiklikud kontaktandmed: telefoninumber, kontaktaadress, e-posti aadress;
2.9.2.2 hariduskäik ja täiendkoolitused;
2.9.2.3 töökogemus: eelnevad töökohad ja ametid;
2.9.2.4 võõrkeele oskus, arvutioskus;
2.9.2.5 vajadusel ametikohale sobivuse hindamiseks testid: isiksusetest, vaimse võimekuse test, tööoskuste kontroll vms;
2.9.2.6 soovitajate kontaktandmed: nimi, telefoninumber, e-posti aadress.

2.9.3 Värbamisega seotud andmete töötlemisel:
1) teiste kandidaatide andmeid ei avaldata;
2) kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga info ka ameti sees ja nendele on ligipääs ainult värbamisega seotud valikukomisjoni liikmetel;
3) kandideerimise andmetele saavad kolmandad isikud (sh pädevad asutused) juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel;
4) mittevalituks osutunud kandidaatide andmeid säilitame pärast konkursi lõppemist 1 aasta, kui kandideerija ei ole avaldanud soovi oma andmete pikemaks säilitamiseks.

2.10 TÖÖSUHTE SÕLMIMISE JA HOIDMISEGA SEOTUD ISIKUANDMED

2.10.1 Teenistusse asumisel või töölepingu sõlmimisel ning töö-või teenistussuhte kestel, kogume avaliku teenistuse seaduse ja töölepingu seaduse alusel töösuhte hoidmiseks vajalikke järgmiseid isikuandmeid:
1) foto;
2) isikut tõendava dokumendi koopia;
3) pangakonto number;
4) elulookirjeldus;
5) haridust tõendava dokumendi koopia;
6) isiklikud kontaktandmed: telefoninumber, kontaktaadress, e-posti aadress;
7) kontaktisiku nimi ja telefoninumber;
8) perekonnaliikme nimi ja surmadaatum kui soovitakse kasutada vabu tööpäevi ja PMA poolt kaastundekuulutuse avaldamiseks;
9) alla 14- aastaste laste nimed, vanused ja isikukoodid;
10) töötervishoiuarsti poolt väljastatud andmed tervisliku seisundi kohta, sest tervisekontrollis tuleb PMA töötajatel käia iga 2 aasta järel.
2.10.2 Töösuhte jooksul kogume andmeid ka ametiisikute puhul kõrvaltegevuse kohta, st tegutsemine, kas:
1) töölepingu või teenuse osutamise lepingu alusel;
2) valitaval või nimetataval ametikohal;
3) ettevõtjana või täisosanikuna täis- või usaldusühingus;
4) juriidilise isiku juhtimis- või kontrollorgani liikmena.

2.10.3 Eelmises punktis loetletud isikuandmeid edastame Maaeluministeeriumile ja Riigi Tugiteenuste keskusele personali-, puhkuse- ja palgaarvestuseks vajalike toimingute tegemiseks ning töösuhtest tulenevate soodustuse (nt tervisepäev, prilliklaaside hüvitus, tervisespordi kulude hüvitus) maksmiseks. Edastamisel teise asutusse määratakse dokumentidele juurdepääsupiirang.
2.10.4 Isikuandmeid edastatakse üldistatuna statistika ning aruande tarbeks Rahandusministeeriumi avaliku halduse ja riigiteenistuse osakonnale. Edastatavad andmed: täidetava teenistuskoha nimetus ja arv, teenistuskoha grupp, konkursi liik, laekunud avalduste arv, konkursi luhtumine;
2.10.5 Kõik isikuandmed töösuhtes on juurdepääsupiiranguga ja ligipääs andmetele on vaid selleks õigustatud töötajatel.
2.10.6 Töösuhtega seotud isikuandmeid hoitakse lukustatud kapis ja juurdepääs on sellele on vaid personalitöötajal.
2.10.7 Töösuhtega seotud andmed sisestatakse ka dokumendihaldussüsteemi, personali- ja palgaarvestuse infosüsteemi ja need andmed kajastuvad ka Riigitöötaja Iseteenindusportaalis. Infosüsteemides on õiguste halduse kaudu tagatud isikuandmeid sisaldavale teabele juurdepääs vaid selleks õigustatud isikutel.
2.10.8 Isikuandmeid säilitame vastavalt õigusaktide nõuetele niikaua kui on alus nende töötlemiseks ja dokumentide säilitustähtaeg on määratud PMA dokumentide loetelus.

AVALIKE TEENUSTE ARENDAMINE

2.11.1 Põllumajandusamet võib kasutada füüsilise isiku isikuandmeid oma avalike teenuste ja infosüsteemide arendamiseks. Oma süsteemide ja teenuste arendamisel kasutame enamjaolt vaid koond- ja statistilisi andmeid. Füüsiliste isikute sh PMA klientide isikuandmeid võime kasutada näiteks teenuste arendamisega seotud anonüümseteks küsitlusteks ja rahulolu-uuringuteks. Uuringute ja küsitluste läbiviimise protsessis isikuid otseselt ei tuvastata.

 

ISIKUANDMETE KASUTAMINE, AVALDAMINE JA KAITSE


3.1 PMA ei avalda isikuandmeid, välja arvatud juhul, kui oleme selleks kohustatud tulenevalt õigusaktides sätestatust (nt kriminaalmenetlus). Kolmandatele isikutele oleme kohustatud isikuandmeid edastama, kui selleks on õigustatud huvi.
3.2 Isikuandmed, mis on kantud PMA andmekogudesse ning mille avalikustamise kohustus on kõikidel avaliku sektori asutustel, ei lähe automaatselt avalikuks, vaid rakendatakse infotehnoloogilisi, füüsilisi ning organisatsioonilisi lahendusi, kaitsmaks eraelulist infot ning takistamaks volitamata juurdepääsu sellele.
3.3 PMA-s asjaajamiskorras on kehtestatud nõuded, mis kohustavad kõiki töötajaid neile teatavaks saanud eraelulist informatsiooni juurdepääsupiirangutega kaitsma.
3.4 PMA-s on rakendatud nii seadmetesse kui ka infosüsteemidesse autenditud sisselogimine. Paroolide vahetus toimub regulaarselt.
3.5 Paberkandjal dokumendid on lukustatud uksega arhiivihoidlas ja peetakse arhiivimaterjalide laenutamise registrit.
3.6 PMA töötajad järgivad isikuandmete konfidentsiaalsuse tagamiseks lisaks infoturbemeetmeid, Maaeluministeeriumi arvuti kasutamise korda ja järgnevaid nõudeid:
3.6.1 keelatud on isikuandmete üleandmine, teatavaks tegemine või selle võimaldamine mistahes vormis ja kujul selleks õigustamata isikutele, sh teisele töötajale, kes ei vaja nimetatud andmeid;
3.6.2 keelatud on isikuandmete volituseta töötlemiseks tingimuste võimaldamine, sh isikuandmeid sisaldava andmekandja (arvuti, mäluseade, paberkandja) järelevalveta jätmine;
3.6.3 töökohalt lahkudes on töötajad kohustatud tõkestama parooliga oma arvutile ligipääsu ja hoolitsema selle eest, et töölaudadel ei oleks nähtaval isikuandmeid sisaldavaid andmekandjaid;
3.6.4 keelatud on infotehnoloogiliste ja füüsiliste individuaalsete turvaelementide (paroolid, koodid, uksevõtmed, uksekaardid) kolmandatele isikutele üleandmine või vastavate turvaelementide kaotsiminekuks soodusolukorra võimaldamine. Turvaelemendi kadumisest või kolmandale isikule teatavaks saamisest, samuti sellisest põhjendatud kahtlusest tuleb koheselt teavitada süsteemi administraatorit või turvaelemendi väljastanud töötajat, kes sulgeb ligipääsu kas infosüsteemis või tõkestab füüsilise ligipääsu.
3.6.5 töötaja on kohustatud isikuandmete töötlemisel järgima isikuandmeid sisaldavate riiklike registrite ja andmekogude juurdepääsutingimuste määramise reegleid;
3.6.6 töötaja võtab teadmiseks, et ta on kohustatud ametijuhendist tulenevalt hoidma saladuses talle tööülesannete täitmisel teatavaks saanud isikuandmeid ka pärast töötlemisega seotud tööülesannete täitmist või töö- või teenistussuhte lõppemist.

4. ISIKUANDMETEGA SEOTUD RIKKUMINE

4.1 Isikuandmetega seotud rikkumise teate saadame viivitamata Andmekaitse Inspektsiooni ja võtame kasutusele meetmed, et rikkumine kohe lõpetada.
4.2 Isikuandmete rikkumistest teavitatakse eraisikut juhul kui rikkumise tulemusena tekib suur oht tema õigustele ja vabadustele.
4.3 Eraisikul on õigus esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemise kohta juhul kui isikuandmete töötlemisel on rikutud andmekaitse nõudeid.
4.4 Isikuandmete kaitset PMA-s koordineerib andmekaitseametniku rollis maaeluministeeriumi juhtkonna nõunik. Eraisikutel on õigus pöörduda oma õiguste kaitsmiseks Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

 

ISIKUANDMETE SÄILITAMINE


5.1 PMA säilitab meile infovahetuses ja riiklikes menetlustoimingutes teatavaks saanud informatsiooni seaduses ettenähtud tähtajani. Dokumentide säilitamise tähtajad on kehtestatud PMA peadirektori kinnitatud dokumentide loetelus.
5.2 Pärast dokumendi või andmete säilitamise vajaduse möödumist dokumendid ja/või andmed nende kohta registris hävitatakse nõuetekohaselt. Samuti kustutatakse infosüsteemidest pärast säilitustähtaja ja töötlemise aluse möödumist isikuandmeid puudutavad andmed.
5.3 Kui isikuandmete töötlemise eesmärk kestab, ei saa isikuandmeid ära kustutada.